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Geschäftsakten müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden

Für wen ist die Akten Aufbewahrung verpflichtend?

Vom Gesetz her sind Unternehmen, Einzelfirmen, Personengesellschaften sowie juristische Personen, Vereine und Stiftungen verpflichtet, Geschäftsbücher zu führen und diese mitsamt den dazugehörenden Buchungsbelegen und Korrespondenzen für min. 10 Jahre aufzubewahren.

Macht eine Akten Archivierung für Privatpersonen Sinn?

Im Unterschied zu Unternehmen, juristischen Personen und Vereinen gibt es bei Privatpersonen keinerlei gesetzlichen Bestimmungen, welche die Akten Aufbewahrung verpflichtet. Rechtlich gesehen kann man also seine privaten Unterlagen jederzeit vernichten und entsorgen. Da es immer mal wieder vorkommt, dass Zahlungen bei ihrem Empfänger nicht ankommen, macht es Sinn, auch Private Rechnungen, Bankbelege und Unterlagen für mehrere Monate bei Seite zu legen.

Für welche Dokumente besteht eine Aufbewahrungspflicht?

Zu den aufbewahrungspflichtigen Dokumenten zählen unter anderem die Geschäftsbücher, Jahresrechnungen und Buchungsbelege jedes einzelnen Geschäftsjahres. Welche Unterlagen dabei genau betroffen sind, muss jedes Unternehmen selbst festlegen. Die Buchführung bildet dabei die Grundlage der Rechnungslegung. Sie erfasst diejenigen Geschäftsvorfälle und Sachverhalte, die für die Darstellung der Vermögens-, Finanzierungs- und Ertragslage des Unternehmens notwendig sind. Je nach Grösse des Unternehmens sind unter anderem folgende Unterlagen aufbewahrungspflichtig:

• Jahresrechnungen (Bilanzen, Erfolgsrechnungen, Kapitalflussrechnungen, Lageberichte, Geschäftsberichte und Revisionsberichte, usw.)
• Konti und Journale
• Hilfsbücher und dessen dazugehörende Details (Debitoren, Kreditoren, Lohn- und Lagerbuchhaltung, usw.)
• Details zu Jahresrechnungen (Inventar, angefangenen Arbeiten und nicht fakturierte Dienstleistungen, Wertschriftenverzeichnisse, usw.)
• Buchungsbelege (Bankbelege, Kassenbelege, Rechnungen, Quittungen, Spesenabrechnungen, Zeiterfassungen der Mitarbeiter, usw.)
• Lieferscheine die einen Teil der Rechnungen darstellen
• Dokumente, welche in irgendeiner Art und Weise rechtsverbindliche Wirkung entfalten (Verträge, VR- und GV-Protokolle, Statuten, Urkunden, usw.)

Wie und in welcher Form dürfen die Unterlagen archiviert werden?

Neben der Dauer ist auch die Art der Lagerung gesetzlich geregelt. Während Geschäfts- und Revisionsberichte in Papierform aufbewahrt werden müssen, können andere Dokumente wie Geschäftsbücher, Korrespondenzen und Belege auch in elektronischer Form archiviert werden.

Bedingung: Sie müssen jederzeit in einer lesbaren Form zur Verfügung gestellt werden können

Weiteres müssen die aktuellsten Geschäftsunterlagen von den archivierten Akten getrennt und für berechtigte Personen innerhalb nützlicher Frist zur Verfügung gestellt werden.

Sollten Sie sich bei der Archivierung Ihrer Geschäftsbücher schlussendlich für ein digitales Medium entschieden haben, bringt dies neben der platzsparenden Aufbewahrung natürlich auch noch weitere Vorteile, wie das effizientere Suchen von bestimmten Inhalten und Informationen mit sich.

Welche Datenträger eignen sich besonders gut und was hat es mit der Unveränderbarkeit auf sich?

Bei der Wahl des Speichermediums ist das Unternehmen völlig frei. Grundsätzlich kann jede Art von Datenträger verwendet werden. Wichtig ist, dass nicht alle Speichermedien über eine entsprechend lange und physische Lebensdauer verfügen. Im Punkto Haltbarkeit spielt dessen Lagerung eine grosse Rolle.

Ist das Speichermedium erst einmal gefunden, muss man zu dessen Schutz, jederzeit nachweisen können, dass niemand Änderungen daran vornehmen konnte. Dies kann zum Beispiel durch eine eigens dafür erstellte digitale Signatur mit Zeitstempel, wie sie bereits bei Archivprogrammen eingesetzt wird, geschehen. Dadurch wird dessen Echtheit und Unverfälschbarkeit garantiert.

Wie lange muss was archiviert werden?

Da es für die Dokumenten Archivierung keine generelle Aufbewahrungspflicht gibt, sollten Unterlagen aus den folgenden Bereichen mindestens 5 und idealerweise 10 Jahre aufbewahrt werden.

5 Jahre

• Handwerkerrechnungen
• Honorare für Anwälte, Ärzte und Notare
• Unterlagen zur Lohnbuchhaltung, dem Ferien- und Überzeitenguthaben
• Periodische Leistungen wie Miete, Pacht und Kapitalzinsen
• Versicherungsprämien

10 Jahre

• Geschäftsbücher
• Geschäfts- und Revisionsberichte
• Buchungsbelege
• Personalakten
• Unterlagen der Sozialversicherungen
• Arbeitszeugnisse

Aktenlagerung und Self Storage

Für das Lagern der Akten und Geschäftsunterlagen eignen sich Self Storage Lagerräume bestens. Je nach Geschäftsgrösse und nach Branche braucht es einen unterschiedlich grossen Platzbedarf, was in einem guten Self Storage Lagerhaus anzutreffen. Es gibt Firmen, die lagern ihre Akten in einem Lagerraum mit 2.0m2 Fläche – das reicht für die Lagerung von etwa 240 Ordnern, falls man diese in Aktenregalen stellt. Wenn man ohne Aktenregal lagern, passen natürlich noch viel mehr Ordner in einen Lagerraum mit 2.0m2 Fläche – nur wird es dann etwas unübersichtlich, wenn man mal einen Ordner braucht. Auf der anderen Seite gibt es Firmen, die brauchen weit mehr Platz für die Lagerung ihrer Akten – wie zum Beispiel ein Treuhand Unternehmen, welches Akten verschiedener Unternehmen lagert. Hier fällt schnell ein Platzbedarf von 6.0m2 an. In einen Lagerraum mit 6.0m2 Fläche kriegt man mit Aktenregalen etwa 600 Ordner gelagert.

TIPP: achten Sie bei der Auswahl des Self Storage Anbieters auf die Klimawerte im Lagerhaus. Die Feuchtigkeit darf nicht zu hoch sein, da das Papier mit den Jahren die Feuchtigkeit aufsaugt und somit anfängt zu modern. Lieber oberirdisch lagern als in einem Keller ist hier das Stichwort.

Aktenlagerung und Aktenregale

In der Regel lagert man Akten in entsprechenden Aktenregalen. Diese sind auf die Lagerung von Ordnern ausgelegt, mit einer geringen Regaltiefe, dafür Anschläge an der Rückseite, damit die Ordner nicht nach hinten fallen können.

Bei Mein Lager Self Storage können Sie Aktenregale zusätzlich zum Lagerraum mieten, gegen eine kleine Mietgebühr. So spart man sich das Auf- und Abbauen der Regale.

Fazit

Da viele Unternehmen erst gar nicht den Platz dazu haben, ihre Unterlagen ordentlich und den gesetzlichen Bestimmungen nach unterzubringen, wird die Akten Archivierung oft vernachlässigt. Damit Ihr Unternehmen jeglicher Prüfung standhält und Sie nicht zusätzliche Räumlichkeiten für die Akten Archivierung anmieten müssen, bietet Ihnen Mein Lager Self Storage unterschiedlich grosse Selfstorage Räume für die Unterbringung Ihrer Geschäftsunterlagen an. Zusätzlich können Sie die optimalen Aktenregale mieten, was die Lagerung Ihrer Akten noch bequemer macht.

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