Neuigkeiten rund ums Einlagern

01.01.2026

Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht

Mit der zunehmenden Digitalisierung wird von Tag zu Tag immer mehr digital und nicht mehr wie früher, analog in Form eines Ausdrucks, abgelegt. Viele der auszufüllenden Dokumente machen es einem heutzutage schon richtig einfach weg vom Papier und hin zur digitalen Datei umzusteigen. Sind erst einmal alle notwendigen Informationen online eintragen, muss der Antrag nur noch abgesendet und das PDF zur Ablage heruntergeladen werden.

Doch wie wichtig ist es nicht nur ein digitales, sondern auch physisches Exemplar davon aufzubewahren? Was gilt es dabei zu beachten und wie lange sind wir verpflichtet dessen Existenz zu wahren? Damit Sie nicht irgendwann in Verlegenheit geraten und gegen allfällige gesetzte verstossen, haben wir Ihnen nachfolgend einmal das Wichtigste zusammengetragen.

Wer ist alles zur Aufbewahrung verpflichtet und wie lange müssen wir was aufbewahren?

In der Schweiz sind sowohl Unternehmen wie auch Privatpersonen vom Gesetz her verpflichtet bestimmte Dokumente für einen vorgeschriebenen Zeitraum aufzubewahren.

Meistens handelt es sich um eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Wie bei jeder gesetzlichen Bestimmung gibt es aber auch hier einige Ausnahmen. So gilt zum Beispiel für folgende Art von Dokumenten eine abweichende Aufbewahrungsfrist:

Versicherungspolicen: Bis zu 5 Jahre nach dessen Ablauf
Personen bezogene Unterlagen: So lange wie notwendig
Medizinische Unterlagen: Ja nach Wohnort und gesetzliche Bestimmung 10-20 Jahre

Was muss alles aufbewahrt werden?

Privatpersonen

Finanzunterlagen
Kontoauszüge (min. 5 Jahre), Steuererklärung und Steuerbescheide (min. 10 Jahre), Lohnabrechnungen
Versicherungsunterlagen
Policen für Lebens-, Kranken- oder Hausratversicherungen sowie Schadensmeldungen
Aufbewahrungsdauer: 10 Jahre
Rechtsdokumente
Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Scheidungsurteile, Testament oder Erbverträge
Aufbewahrungsdauer: Unbefristet
Immobilienunterlagen
Kaufverträge, Grundbuchauszüge, Unterlagen zu Renovationen oder Umbauten
Aufbewahrungsdauer: Unbefristet
Wichtige Verträge / Unterlagen
Mietvertrag, Kreditvertrag, Medizinische Unterlagen
Aufbewahrungsdauer: 10 Jahre

Unternehmen

Buchhaltungsunterlagen – Jahresabschlüsse, Bilanz- und Erfolgsrechnungen, Buchungsbelege, Kontoauszüge, Revisionsberichte
Aufbewahrungsdauer: 10 Jahre
Steuerunterlagen
Steuererklärung und Belege, Nachweise über Abzüge und Spenden
Aufbewahrungsdauer: 10 Jahre
Verträge
Arbeitsverträge, Mietverträge, Liefer- und Dienstleistungsverträge
Aufbewahrungsdauer: 10 Jahre
Personalunterlagen
Lohnabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise
Aufbewahrungsdauer: 10 Jahre
Gesellschaftsunterlagen
Protokolle, Gründungsdokumente, Geschäftskorrespondenzen
Aufbewahrungsdauer: 10 Jahre
Versicherungsunterlagen
Policen und Schadensmeldungen
Aufbewahrungsdauer: 10 Jahre

Es ist wichtig zu beachten, dass diese Fristen allgemeine Richtlinien sind und je nach spezifischen Umständen variieren können. Bei Unsicherheiten ist es ratsam, rechtlichen Rat einzuholen oder sich an die zuständigen Behörden zu wenden.

Warum müssen wir dessen Aufbewahrung gewährleisten?

Rechtliche Anforderungen
Die Aufbewahrung von Steuerklärungen, Verträgen und Co. ist gesetzlich vorgeschrieben. Die Aufbewahrung dieser Dokumente kann notwendig sein um rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen. So können Sie sich zum Beispiel bei Streitigkeiten und / oder erneuten auf die archivierten und eingereichten Dokumente berufen.
Steuerliche Nachweise
Wie jedes Jahr müssen Sie für die Steuererklärung diverse Dokumente wie Lohnabrechnungen, Kostenzusammenstellungen, etc. einreichen. Da es bei einer Nachprüfung, einem Einspruch, einer Neubeurteilung oder amtlichen Anforderung eine erneute Einreichung ergeben kann, müssen Sie jederzeit auf die Ihre Unterlagen zugreifen können.
Versicherungsansprüche
Im Falle eines Schadens oder einer Versicherungsklage ist es wichtig, relevante Dokumente wie Policen und Schadensmeldungen vorlegen zu können.
Nachweis der Identität
Dokumente wie Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Personalausweis, etc. sind unerlässlich für Identitätsprüfungen und sollten dringendst aufbewahrt werden.
Finanzielle Transaktionen
Kontoauszüge, Kreditverträge und andere finanzielle Unterlagen sollten Sie für den eigenen finanziellen Überblick aufbewahren. In Streitigkeiten dienen diese als Nachweis.
Geschäftliche Entscheidungen
Nicht alle Geschäftsentscheid sind neu und wurden vielleicht schon einmal unter der Führung einer anderen Geschäftsleitung näher begutachtet und ausprobiert. Um also nicht wieder in dieselben Fehlerquellen zu treten, empfiehlt es sich vor grossen Ausgaben einmal einen Blick in die bisherigen Operationen zu werfen. So können Sie zukünftige Entscheide durchaus positiv beeinflussen.

Wie kann ich meine Dokumente aufbewahren und wie gehe ich sicher, dass diese erhalten bleiben?

Wertvolle Learnings und Tipps zur Archivierung
Egal für welche Art der Archivierung Sie sich entscheiden, machen Sie sich zunächst einen Plan wie Sie dessen Existenz sicherstellen. Sollten Sie sich dabei für eine reine digitale Ablage entscheiden, sollten Sie folgendes beachten:

Stellen Sie eine Ordnung her und sortieren Sie ihre digitale Ablage nach Jahr und Typ.
Egal ob NAS, Festplatten oder Computer Sicherung, überprüfen Sie regelmässig, ob Sie noch auf Ihre Daten zugreifen können.
Stellen Sie eine von Elementarschäden unantastbare Unterbringung her.
Informieren Sie sich rechtzeitig über die geltenden Aufbewahrungsfristen und evtl. Verlängerungen / Änderungen.
Sortieren Sie regelmässig nicht mehr aufbewahrungspflichtige Dokumente aus.

Sollten Sie sich trotz der Vorteile einer digitalen Ablage für eine Analoge mit eventueller zusätzlicher digitaler Archivierung entscheiden, ist folgende relevant für Sie:

Stellen Sie sowohl für Ihrer digitale Ablage wie auch physische Ablage eine Ordnung mit System her. Zu empfehlen ist eine Ablage nach Jahr und Typ.
Drucken Sie alle digitalen Dokumente aus und scannen Sie alle physischen Unterlagen um Sie zusätzlich im jeweils anderen Ablagesystem abzulegen.
Überlegen Sie sich genau wo Sie ihre digitalen wie auch physischen Unterlagen unterbringen.
Stellen Sie eine von Elementarschäden unantastbare Unterbringung her.
Informieren Sie sich rechtzeitig über die geltenden Aufbewahrungsfristen und evtl. Verlängerungen / Änderungen.
Sortieren Sie regelmässig nicht mehr aufbewahrungspflichtige Dokumente nach Einhaltung ihrer Aufbewahrungsfrist aus.

Sichere Aufbewahrungsort für Ihre Unterlagen
Wenn Sie Zuhause nicht ausreichend Platz für Ihre Archivierung haben, können Sie dies auch extern, zum Beispiel in unseren 1m2 Lagerboxen unterbringen. Hier sind Ihre Unterlagen nicht nur sicher, sondern auch videoüberwacht untergebracht.

Vorteile der externen Einlagerung

Platzersparnis im trauten Heim
Professionelle Umgebung und Sicherheit vor Diebstahl, etc.
Lagerraumiete nach benötigtem Platzanspruch
Problemlose Zugänglichkeit

Wer ist alles zur Aufbewahrung verpflichtet und wie lange müssen wir was aufbewahren?
Jeder Schweizer und jede Schweizerin egal ob Privatperson oder Geschäft ist gesetzlich zur Aufbewahrung aller relevanter Unterlagen verpflichtet. Wie Sie dies machen ist Ihnen überlassen jedoch empfiehlt es sich von Anfang an eine gut durchschaubare Struktur einzubetten, im Falle eines Falles kommt dies Ihnen zu gute. Sollten Sie sich bei einer oder mehreren Dokumenten über dessen Aufbewahrungsfristen nicht sicher sein, können Sie diese bei den zuständigen Ämtern erfragen.

zurück zur Übersicht

Welche Branchen profitieren besonders von Self Storage?

Wenn von einem Self Storage Lager gesprochen wird, denken viele zuerst an Privatpersonen, die Möbel, Erinnerungsstücke oder saisonale Gegenstände einlagern. Doch…

17.07.2026

Einlagern Self Storage Lager Storage